Senin, 04 April 2011

Pengertian & Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran


A.    Pengertian Administrasi Perkantoran
Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan.
2.      George R. Terry
George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
3.      Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan  cabang dari seni dan ilmu manajemen  yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian  kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut :
1.      Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
a.      Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor .
Perencanaan perkantoran, meliputi :
1)      Perencanaan gedung
2)      Tata ruang kantor
3)      Penerangan/cahaya
4)      Ventilasi
5)      Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6)      Anggaran (budgeting) perkantoran
7)      Standar kualitas kerja,
8)      Sistem informasi dan telekomunikasi
b.      Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1)      Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan.
2)      Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3)      Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi :
1)      Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
2)      Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3)      Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
4)      Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
5)      Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
6)      Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
d.      Pengawasan Perkantoran (Office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :
1)      Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2)      Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3)      Kualitas pekerjaan kantor
4)      Pelayanan kantor
5)      Waktu
6)      Biaya perkantoran

2.      Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut
a.      Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain :
1)      Faktor keamanan
2)      Faktor lingkungan
3)      Faktor harga
b.      Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1)      Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2)      Gedung memiliki fasilitas yang memadai
3)      Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan
c.       Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1)      Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
2)      Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d.      Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,  seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e.       Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.

13 komentar:

  1. mengunjungi blog yang bagus dan penuh dengan informasi yang menarik adalah merupakan kebahagiaan tersendiri.... teruslah berbagi informasi

    BalasHapus
  2. Blog anda sangat membantu saya dalam penyusunan makalah adm perkantoran

    BalasHapus
  3. Blognya sangat membantu buat lanjutin catatan aq di sekolah

    BalasHapus
  4. terima kasih atas semua informasi nya saya jadi bisa mengetahui tentang administrasi perkantoran

    BalasHapus
  5. sangat mmbntu. terimakasih :)

    BalasHapus
  6. Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.

    BalasHapus
  7. FBS Indonesia Broker Terbaik – Dapatkan Banyak Kelebihan Trading Bersama FBS,bergabung sekarang juga dengan kami
    trading forex fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Kelebihan Broker Forex FBS
    1. FBS MEMBERIKAN BONUS DEPOSIT HINGGA 100% SETIAP DEPOSIT ANDA
    2. SPREAD DIMULAI DARI 0 Dan
    3. DEPOSIT DAN PENARIKAN DANA MELALUI BANK LOKAL Indonesia dan banyak lagi yang lainya

    Buka akun anda di fbsindonesia.co.id
    -----------------
    Jika membutuhkan bantuan hubungi kami melalui :
    Tlp : 085364558922
    BBM : FBSid007

    BalasHapus
  8. Trimakasih untuk berbagi wawasannya.

    BalasHapus
  9. AssalamuAlaikum wr"wb Allahu Akbar-Allahu Akbar allah mahabesar.
    Kenalkan saya IBU ULAN TKI membernya yang kemarin aki brikan nmr 4D
    asal dari kota MEDAN, jadi tki di SINGAPUR, mau mengucapkan banyak2
    trimakasih kepada KI PALAH yg sdh membantu kami sekeluarga melalui
    nmr TOGEL SINGAPUR 4D Keluar hari rabu kemarin
    allahamdulillah benar-benar kluar akhirnya dapat BLT Rp.500jt,
    sesuai niat kami kemarin KI, klo sdh jackpot, kami
    mau pulan kampung buka usaha & berhenti jadi TKI, TKW,
    cepek jadi prantauan aki kerena sdh 15 tahun
    jadi tkw nga ada perkembangan, jangankan dibilang
    sukses buat kirim ke Kampung pun buat keluarga susah KI,
    malu KI ama kluarga pulang nga bawah apa2, kita disini hanya
    dpt siksaan dari majikan terkadan gaji tdk dikasih, jadi sekali
    lagi trimakasih byk buat aki sdh membantu kami, saya tdk bakal l
    upa seumur hidup saya atas batuan & budi baik KI PALAH terhadap kami.
    Buat sahabat2 tki & tkw yg dilandai masalah/ingin
    pulang kampung tdk ada ongkos, dan keadaannya sdh kepepet
    tdk ada pilihan lain lg. jangan putus asa, disini kami sdh
    temukan solusi yg tepat akurat & trpercaya banyak yg akui ke
    ahliannya di teman2 facebook dengan jaminan tdk bakal kecewa,
    jelas trasa bedahnya dengan AKI-AKI yang lain, sdh berapa org yg kami
    telpon sebelum KI PALAH semuanya nihil, hanya menambah beban, nga kaya
    KI PALAH kmi kenal lewat teman facebook sdh terbukti membantu
    ratusan tki & tkw termasuk kami yg dibrikan motipasi sangat besar,
    demi allah s.w.t ini kisah nyata kami yg tak terlupakan dalam hidup kami AKI,
    sekali lagi trimakasih byk sdh membantu kami,skrg kami sdh bisa pulang
    dengan membawa hasil.
    Jika sahabat2 merasakan hal yang sama dengan kami.
    silahkan Hubungi KI PALAH siapa cepat dia dapat,
    TERBATASI penerimaan member...wajib 9 member bisa diterimah
    dlm 3x putaran.Hubungi 0823 8831 6351 atau kunjungi situs beliau dengan cara klik
    >>>>KLIK DI SINI<<<<

    BalasHapus
  10. ASSALAMU ALAIKUM WR-WB KAMI SEKELUARGA MENGUCAPKAN BANYAK TERIMA KASIH ATAS BANTUAN KI ROGO SEJATI, KARNA NOMOR GHOIB/RITUAL JITU YANG AKI BERIKAN 4D BENAR BENAR TEMBUS 100% DAN SAYA MEMENANGKAN 380 JUTA ALHAMDULILLAH, SAYA BISA MEMBELI RUMAH DAN MOBIL WALAUPUN SAYA CUMA PNS GOLONGAN 1B. INI ADALAH KISAH NYATA DARI SAYA. JIKA ANDA PENUH KEPERCAYAAN DAN KEYAKINAN, BERGABUNG DAN MENGHUBUNGI KI ROGO SEJATI. UNTUK KONFIRMASI LEBIH JELASNYA: >>>>>>>>KLIK DISINI<<<<<<<<<KARENA APAPUN KEADAAN ANDA JANGAN PERNAH BERPUTUS ASAH KALAU SUDAH WAKTUNYA TUHAN PASTI KASIH JALAN AMIN. JIKA ANDA BUTUH ANGKA RITUAL 2D 3D 4D 5D 6D 7D SILAHKAN BERGABUNG DAN MENGHUBUNGI KI ROGO SEJATI. SEMOGA JADI BERKAH AMINN.

    BalasHapus